Яким повинен бути контроль виконання документів
Відео: Інспектор, яким він повинен бути ... ДПС ГИБДД
Грамотний контроль виконання документів (як, втім, і всі інші прояви нагляду) є не тільки одним з основних елементів управлінської діяльності, але також і основною функцією менеджменту організацій. 
Його головне завдання полягає в тому, щоб будь-яке доручення було виконано якісно і своєчасно. В ході описуваного виду діяльності розрізняють два типи операцій: контроль виконання документів по суті і строковий нагляд. Перший здійснюється силами керівників усіх рангів. Другий же - виняткова прерогатива служби ДОУ. У перекладі на людську мову ця абревіатура розшифровується як документаційне забезпечення управління.
Відео: Як бути успішним в бізнесі і кар`єрі в сучасних умовах Рамі Блект
Діяльність ДОУ включає кілька етапів:
• постановка наказу (розпорядження і так далі) на контроль, оформлення спеціальної позначки про це у відповідній формі (реєстраційної) -
• систематизація форм в залежності від терміну виконання-
• повідомлення виконавця про настання дня «Х» при передачі наказу (розпорядження і так далі) за три дні до моменту, коли закінчується відведений йому час на виконання завдання, і в останній день-
• повідомлення контролера (керівника) про настання термінів перевірки виконавця (за добу до закінчення, в день, коли поставлена задача повинна бути виконана).
Крім того, ДНЗ може переносити крайні терміни виконання розпоряджень. Цією службою також може зніматися контроль виконання документів. Але для цього потрібна письмова (в деяких випадках допускається усне) дозвіл першого керівника організації.
Сьогодні на багатьох підприємствах запроваджено автоматизовану систему контролю виконання доручень. Вона не тільки раціональна, але ще і абсолютно невибагливі в плані вимог до «заліза», тобто до персональних комп`ютерів, на які встановлюється відповідне програмне забезпечення. До речі кажучи, подібні системи називаються ще електронним документообігом. Вони дозволяють в автоматичному режимі здійснювати всі функції, які описані вище (діяльність ДНЗ).
На сьогоднішній день на ринку програмних комплексів, які здійснюють контроль за виконанням документів, є продукція і вітчизняних, і зарубіжних розробників. Перша більш краща з тієї простої причини, що вона точніше враховує специфіку поводження з документацією, яка характерна для російських фірм і організацій.
Відео: Контроль виконання завдань співробітниками
Втім, далеко не у всіх підприємств є можливість встановити систему, яка буде автоматично виконувати контроль виконання документів. Можливо, на це не вистачає грошей (або ж погано розкрита потреба в системі автоматизації). Або ж обсяги паперів (вхідних і вихідних) незначні. В такому випадку можна порекомендувати таким організаціям автоматизацію хоча б деяких операцій. Мінімальна вимога - наявність локальної комп`ютерної мережі. Якщо говорити про конкретні продукти, то уваги заслуговують комплекси АСКИД, ЕВФРАТ-Документообіг і Бос-референт. До речі, останні дві - це комплексні програми, що дозволяють повністю автоматизувати документообіг підприємства.
