Подорожній лист - це документ обліку роботи водія, пробігу та маршруту транспортного засобу. Оформлення подорожнього листа

Щоб стати професійним водієм, одного вміння керувати транспортними засобами недостатньо. Будні цих людей підкоряються суворим розпорядком і графіку, їх пересування плануються заздалегідь і постійно контролюються. Щоб виконати всі завдання вчасно і якісно виконати роботу, їм необхідні такі якості як терпіння, врівноваженість, дисциплінованість і, звичайно, пунктуальність. Крім того, хороший водій вміє вести необхідну документацію і уважно стежить за станом автомобіля (незважаючи на те, що технічне обслуговування здійснюють інші фахівці).

Одним з головних документів, який скрізь і всюди супроводжує водія, стає шляховий лист. Це перелік відвіданих місць (торгових точок, складів) із зазначенням кількості витраченого палива і кілометражу. Якщо мова йде про транспортування товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), то шляховий лист кріплять до накладної.

Подорожні листи: структура документа та порядок оформлення

Незважаючи на те що шляхові листи (ПЛ) складають не за стандартним зразком, а так, як зручно самим працівникам, вони вважаються офіційними документами. Завдяки ПЛ бухгалтера можуть виконувати первинний облік роботи транспортних засобів (орієнтуючись на дані, наведені в документі) і нараховувати заробітну плату водіям.

Оформлення подорожніх листів покладають на диспетчера підприємства або на того, хто виступає в ролі його представника. Зазвичай ПЛ виписують в одному примірнику, але при його втраті може бути виданий дублікат (такі ситуації виникають вкрай рідко).

Термін дії (юридичної сили) документа обмежується тривалістю однієї робочої зміни. Якщо фірма практикує відрядження заїзди тривалістю в кілька днів, то на весь цей період виписується один шляховий лист.

Це основні елементи документа:

1. Номер подорожнього листа.
2. Дата, коли була відкрита путівка.
3. Підпис людини, яка видала документ.
4. Офіційна печатка фірми.

Призначення подорожнього листа

Подорожні листи оформляють з очевидною метою: для контролю дій водія і обліку зносу транспортного засобу. У документі відображають пробіг автомобіля, а цю цифру порівнюють з плановим показником. Звичайно, можуть бути відхилення, але в цілому маршрут повинен максимально збігатися з розрахунковим.

Законодавством узаконені кілька основних видів ПЛ, які розроблені з урахуванням особливостей різних транспортних засобів (для легкових авто, тракторів, автобусів). Якщо водій надасть перевіряючим путівку, в якій невірно вказано вид засобу пересування, він може бути оштрафований.

Різновиди подорожніх листів

На практиці найбільш часто використовують такі три види путівок:

1. N 4-с. Таку форму використовують в тих компаніях, які вибрали відрядну оплату праці для водіїв. Зарплата таких працівників розраховується за середніми тарифами, що діють в цій сфері.
2. N 4-п. Такі дорожні листи застосовують для обліку робочого часу водія. Працівник отримує гроші за відпрацьований період.
3. N 4-м. Це форма використовується тими підприємствами, які займаються міжміськими перевезеннями і доставками. Оформлення подорожніх листів для таких поїздок на увазі не тільки вказівку повнішої інформації, але і спеціальні бланки (на їх лицьовій стороні є червона смуга і напис «міжміські перевезення»).

Путівки для легкових автомобілів

Службовим легковим автомобілем вважається транспортний засіб, що належить юридичній особі і його підприємству. Вантажопідйомність таких авто зазвичай невелика.

Службовий транспорт і людина, керуючий ним, можуть бути найняті. В такому випадку обов`язковим стає заповнення подорожнього листа. Цей документ надає гарантії обом сторонам трудових відносин: наймач впевнений в тому, що робота виконана в повному обсязі, а водій має письмове підтвердження своїх дій. Подорожній лист - це своєрідна страховка, яку не можуть замінити розписки або усні домовленості.

Зазвичай в путівці легкового автомобіля вказують наступні дані:

• Дату, коли лист був виданий.
• Його номер і серію.
• Прізвище, ім`я та по батькові водія, який буде використовувати документ.
• Дату і час закінчення роботи (кінець робочого дня або повернення з рейсу).

Звичайно, путевий лист легкового автомобіля повинен бути підписаний людиною, який зберігає і приймає такі документи. Свій підпис ставить також і водій. Перед цим (при отриманні путівки) він повинен перевірити правильність інформації.

Створення і зберігання бланків подорожніх листів

Багато підприємств вважають за краще використовувати бланки, зроблені в друкарні, інші самостійно розробляють шаблон і друкують ці документи на принтерах. У будь-якому випадку, незаповнений шляховий лист - це бланк суворої звітності. Це означає, що всі екземпляри пронумеровані, а рух готових документів (також як зіпсованих) контролюється. Бланки повинні зберігатися в сейфі підприємства або на його складі, відповідальна особа видає необхідну кількість путівок, коли в цьому виникає необхідність. Подорожній лист, бланк якого був зіпсований при заповненні, утилізується, а його номер вноситься в список (це дозволяє уникнути недостачі при перерахунку).

Хто і як заповнює путівку?

Навіть якщо автомобіль не здається в оренду (використовується самим власником), його водієві видають путівку. Перед початком кожного нового рейсу диспетчер або людина, яка виконує його обов`язки, записує в шляховий лист інформацію про водія і обставин поїздки.

Дані, які зазвичай включають в путевий лист легкового автомобіля, повинні бути точними і достовірними. Порядок заповнення путівок описаний в постанові Госкомтата РФ №78. Тут же наведено перелік з восьми основних форм, розроблених для різних категорій транспортних засобів:

• Будівельний транспорт.
• Легковий.
• Транспорт спеціального призначення.
• Таксі.
• Дві форми для вантажних автомобілів.
• Громадський транспорт.
• Ваше замовлення автобуси.

Слід враховувати, що положення постанови актуальні тільки для юридичних осіб.

Заповнення подорожнього листа: лицьова сторона

Так як путівка повинна відображати всю наявну інформацію про рейс, її бланк включає досить багато граф. Всі вони заповнюються в певному порядку:

1. В першу чергу записують номер документа. Для цієї мети використовують цифри, слова або їх поєднання (на розсуд адміністрації підприємства).
2. При заповненні друкарських бланків вказують їх серію.
3. Дата здійснення поїздки. Для одноденних це формат «день / місяць / рік», для відряджень - часовий проміжок між початком і кінцем поїздки.
4. В обов`язковому порядку вказується повна назва підприємства, а також його контактні дані (адреси, номери телефонів).
5. Код ОКПО. Він присвоюється всім організаціям, які займаються транспортуванням вантажів і легковими перевезеннями.
6. Назва і марка автомобіля. У тому випадку, коли транспортний засіб не є власністю підприємства, в графу для марки вносять номер договору про прокаті. Також вписують дату і серію документа.
7. Повний номерний знак авто: цифри і букви.
8. У тому випадку, коли підприємство володіє декількома автомобілями, кожному з них повинен бути присвоєний власний гаражний номер. Його також вказують в дорожньому листі. Якщо в розпорядженні фірми тільки один автомобіль, графа може залишатися незаповненою.
9. Дані про водія: прізвище, ініціали, табельний номер, а також номер його посвідчення водія і водійський клас. Закон вимагає, щоб ця інформація була записана розбірливо.
10. Графа, яка називається «Ліцензійна картка», актуальна для тих організацій, які практикують пасажирські перевезення (тобто їм дозволено перевозити вісім і більше людей).
11. При здачі авто в оренду у відповідній графі вказують підприємство, яке буде їм розпоряджатися.
12. Адресою подачі називають те місце, куди посилають авто.
13. Чч: мм це формат часу виїзду автомобіля з гаража або стоянки.
14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заповнюється відповідальною особою (вказується прізвище, ініціали, ставиться підпис).
15. Механік також прикладає руку до заповнення подорожнього листа. Він записує свої дані і підписує документ. Це необхідно як доказ справність транспортного засобу.
16. Щоб вказати орієнтовний час повернення авто з рейсу диспетчер розраховує кілометраж. Якщо мова йде про відрядження, то крім часу прибуття він пише і дату.
17. Після повернення транспортного засобу воно перевіряється диспетчером-нарядник. Якщо є зауваження, він вносить їх в шляховий лист. Бланк містить записи про запізнення або пошкодженні авто.
18. Водій, котрий використовував і повернув автомобіль, вписує свої дані в графу «Транспортний засіб здав».

Витрати палива

Обсяг витраченого бензину або газу в путівці також вказують, для цього є окреме місце бланку. Тут розміщують інформацію про марку палива, його кількості (то, що було видано і те, що довелося докуповувати на заправках), залишок пального в баку перед поїздкою, а також обсяг, що залишився після закінчення рейсу.

Диспетчер перед тим, як заповнювати дорожній лист, звіряється з плановими показниками витрат на бензин (газу, солярки), які наведені в одному з розпоряджень Міністерства транспорту РФ. Зіставивши дані про фактичне і планове витраті, обчислюють суму економії або перевитрати. Отримані дані записують.

Інструкція про те, як заповнювати дорожній лист, передбачає також наявність підпису медпрацівника, який випустив водія в рейс.

Відео: Термінал видачі та обробки шляхових листів

Зворотний бік документа

Тут повинні бути вказані такі відомості:

1. Маршрут, за яким відбувалося переміщення транспортного засобу.
2. Номер рейсу, який присвоюється кожній поїздці і заноситься в журнал подорожніх листів.
3. Місця відправлення і прибуття.
4. Фактичний кілометраж поїздки і підпис водія.

Інші види путівок: шляховий лист трактора (форма 68)

У тому випадку, коли трактор використовують для перевезення вантажів, його водієві видають путівку. Існує дві форми цього документа: бланк 68 і 412-АПК.

Відео: Облік ПММ - Облік подорожніх листів

Перший варіант використовують у кількох областях Росії, територіально розташованих біля України. Фермерів з цих двох країн нерідко об`єднують господарські відносини, і їм простіше працювати за однаковими документами. Фактично такий шляховий лист трактора є українським бланком, але в російському законодавстві існує аналогічна форма.

Традиційна путівка за формою 412-АПК

Це безпосередньо російський бланк, в якому вказують такі дані:

• Інформація про тракториста (прізвище, ім`я, кваліфікація) і транспортному засобі (номер, технічний стан).
• Повна інформація про вантаж (звідки і куди його везуть, вага, найменування, клас, обсяг).
• Відстань між пунктами, витрата палива, тонно-кілометри час, проведений в дорозі з вантажем і без.
• Час, відпрацьований трактористом.

Путівка для водія автобуса

Як і інші описані вище документи, шляховий лист автобуса призначений для обліку відпрацьованого часу водіїв і необхідний для нарахування їх заробітної плати. Це один з найважливіших первинних документів, який включає такі дані:

• Номер путівки, а також її дата, тривалість.
• Механік записує інформацію про транспортний засіб (технічний стан, витрата палива).
• Диспетчер вказує конкретне завдання, яке повинен виконати водій. Той же, в свою чергу, ставить підписи в декількох місцях, погоджуючись з даними.

Якщо один автобус використовується декількома водіями, і вони працюють позмінно, то складають потрібну кількість путівок (зазвичай два). Подорожній лист автобуса для перового водія буде включати дані, зафіксовані на виїзді, а в документ другого працівника вносять інформацію при заїзді транспортного засобу.

Слід знати!

Всі подорожні листи слід заповнювати акуратно і без виправлень. Працівник, що становить документ, зобов`язаний використовувати тільки достовірні і актуальні відомості. В іншому випадку водій може бути оштрафований перевіряючими органами.