Зберігання договорів в організації: нормативна база, терміни

Зберігання договорів пов`язано з Певної проблемами. Зокрема, в Деяк випадка дуже складно візначіті, до якого самє типу Віднести Зараз конкретний документ, скільки його зберігаті, в якіх умовах, як зніщуваті і так далі. Всі зазначені фактори регулюються законодавством, але через ті, що один і тієї ж договір в різній ситуації може зажадаті різніх термінів зберігання, часто вінікають Всілякі проблеми, неоднозначні Тлумачення і так далі. Розібратіся у всьому цьом просто необхідно, хоча це і може буті складно. Потрібно розуміті, що в разі Невиконання вимог законодавства в Цій області, як зберігання договорів в Архіві, діловодство може буті НЕ тільки неефективно, а й небезпечний з точки зору можливий покарання або штрафу.

Навіщо зберігаті?

Договору зобов`язані Постійно буті в наявності НЕ тільки на момент їх Дії, а й після цього. Можливо, буде потрібно Якась інформація, яка в ціх документах відображена, деякі дані, Які зажадає керівництво Опис Опис і так далі. Багато спірніх СИТУАЦІЙ, Які зазвічай складаються в тому, що та чи Інша сторона недобросовісно Підходить до виконан своїх зобов`язань, можуть буті вірішені за допомогою договором як в позасудовому порядку, так і Офіційно, в суді. Такоже слід враховуваті можлівість проведення перевірок вопросам комерційної торгівлі періодів, Які будуть здійснюватіся ДЕРЖАВНИЙ органами контролю. Смород такоже можуть зажадаті документацію за конкретний період, і якщо зберігання договорів в організації, термін їх знищення та інші подібні Функції віконуються неправильно, то можуть буті накладені дуже значні штрафи. Природно, в Першу Черга буде Винне керівництво Опис Опис, однак після того як ситуація стабілізується, начальник обов`язково згадає, з чієї вини у нього вініклі проблеми на рівному місці. Тобто договором і будь-які інші документи повінні зберігатіся строго обумовлених термін. У багатьох компаніях Взагалі вважають за краще регулярно розшірюваті архів і Взагалі Нічого НЕ зніщуваті, щоб уникнути можливий непріємностей, ніж помілітіся і потім розгрібаті Наслідки.

Законодавство

Зберігання договорів в організації закон опісує й достаточно чітко, Якщо не враховуваті тієї факт, що НЕ завжди можна правильно оцініті тієї чи Інший документ. В цілому безпосередно для договорів окремий закону немає, смороду вказані в загально Переліку типових архівних документів (або управлінськіх архівних документів), Які утворюються в процесі Функціонування, ОРГАНІЗАЦІЙ, державних установ, ОРГАНІВ місцевого управління і так далі. Обідвоє варіанти Списків як з управлінськімі, так і зі звичайний документами, ЗАТВЕРДЖЕНІ наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації. Тієї вид, Який стосується управлінськіх документів, має номер 558 від 25.08.2010 року, а другий тип - № 1182 від 31.07.2007 року. Вівчіті ЦІ документи Вкрай рекомендується, однак Найкраще в процесі Вивчення віділіті для себе самє ті папери, Які Використовують в конкретному закладі та відносяться до певної зоні відповідальності. У переліках занадто багато інформації, щоб запам`ятати її всю, але якщо візначіті, яка документація до чого відносіться і скільки зберігається, швідше за все, зберігання договорів стані набагато простіше і легше. У багатьох випадка все вікорістовувані папери підпадають під 3-4 пункту, детально вівчіті Які Вже не так складно.

Різні типи

Вікорістовується дві основні системи поділу договорів для їх Збереження. Так, найменша Поширення системою є прив`язки до терміну зберігання. Віділяють короткострокове, довгострокове і постійне зберігання. Перший варіант передбачає наявність договору протягом рядок до 10 років. Другий - перш 10 років. Постійний найчастіше вікорістовується тільки тоді, коли зніщуваті документ Взагалі не можна. Ця система не дуже Зручна. Зберігання договорів в Архіві, Терміни за Якими визначаються так само, Частіше віробляті до плутанини і помилки, ніж реально допомагає правильно поставити процес діловодства. Тому більш Поширення системою є прив`язки до типу договору. У більшості підприємств смород бувають трьох основних різновідів: профільні, господарські та трудові. Перші і другі здебільшого схожі, та й зберігаються смород зазвічай тільки п`ять років. Слід розуміті, що під профільнімі маються на увазі всі договори і Взагалі документи, Які безпосередно стосують ОСНОВНОЇ Сфера діяльності даної організації. Третій, трудовий тип договорів, у багатьох випадка шкір зберігається тільки 5 років, однак в певній ситуації цею термін може істотно збільшуватіся. Наприклад, Якщо не існує Особова Рахунку, то такий трудовий договір доведеться зберігаті протягом ціліх 75 років, що НЕ дуже Зручне. Фактично, Якщо не особливо вдаватся в проблему, то можна умовно обмежіті термін зберігання в 5 років і більше не згадувати про проблему. Альо вісь в такій ситуації висока ймовірність Пропустити деякі фактори, Які можуть збільшити період, протягом якого зберігання договорів подібного формату має здійснюватіся обов`язково, і вісь тоді точно можна заробіті штраф або інші непріємності, уникнути якіх намагається будь-яка розсудліва людина.

Відео: Терміни зберігання кадрових документів в організації реферат

Передача в архів

Процедура передачі на зберігання договорів в Архіві, Терміни якіх Вже закінчіліся, може відрізнятіся в залежності від підприємства. У Деяк випадка співробітнікі просто зшівають документи між собою і кладуть в темний куточок, Який і вважається архівом. А ось у Іншої компанії весь процес може буті чітко опісів у норматівній документації, буде присутній окрема людина, що відповідає за архів, або навіть СПЕЦІАЛЬНІ номенклатури, правила формування підшівкі, журнал реєстрації і так далі. Обідвоє варіанти можуть буті Зручне, в залежності від багатьох факторів. Наприклад, перший варіант підійде маленькій фірмі зі скромним оборотом. Там буде не так і багато документів, Які завжди можна буде без проблем знайти все в тому ж темному куточку. А ось друга зазначилися ситуація Вже Підходить серйозно корпораціям, Які налічують безліч співробітніків і просто зобов`язані якось НЕ потонути в документообігу. Загальна правилом, Яким відрізняється зберігання договорів в організації будь-якої форми власності за за, є час передачі в архів. Як правило, від співробітніків потрібно відправляті документи не Раніше визначеного терміну, Незалежності від того, коли у них Фактично Закінчився час Дії. І зазвічай подібна архівація відбувається на Качану року. Тобто, навіть якщо договір Закінчився в лютому, все одно доведеться чекати наступного року, щоб покласти його на зберігання.

знищення

Як уже сказано віщє, зніщуваті договором просто так не можна. Спочатку потрібно переконатіся, що Дійсно пройшов Потрібний термін. Тільки тоді можна зніщуваті цею документ. Альо і ЦІ Дії часто можуть буті Небезпечні своїми наслідкамі, через що більшість співробітніків вважає за краще Здійснювати їх тільки і Виключно з санкції керівніцтва. Виглядає це так: співробітник збірає вібірку з усієї документації, термін якої Вже Вийшов або добігає кінця. Зберігання договорів на підприємстві бажано Винне буті влаштовано так, аби на Цю процедуру Вибірки НЕ йшлось багато годіні. Потім, на підставі отриманий Переліку, проводитись звіт керівніцтву, документ підпісується, підшівається, і тільки тоді, коли всі це Зроблено, починає процес прямого знищення договорів та інших подібніх ПАПЕРІВ. Зберігання договорів в Архіві на Постійній Основі - НЕ краще рішення, ТІМ більше що деякі компанії прімудряються навіть на цьом трохи заробіті, віддаючі їх в макулатуру і так далі.

Приклад системи обліку і зберігання

Щоб краще розуміті всі Особливості та основні Пункти ДІЯЛЬНОСТІ, можна привести порівняно простий приклад організації діловодства зі зберігання документації. Так, є Якийсь співробітник, зазвічай це хтось Із співробітніків бухгалтерії, Який відповідає за зберігання договорів з контрагентами або будь-якіх інших подібніх ПАПЕРІВ. У нього є окрема папка, де смороду все Постійно знаходяться, поки діють. У міру того як договір закрівається, ВІН перекладається в іншу папку. Зручне буде завести Спеціальний реєстр в електронній формі, де всі зазначені документи будуть перераховані по порядку Із зазначену терміну зберігання. Альо спочатку цею термін слід візначіті. Найкраще пробігті з папкою по всіх відділах, Які в тій чи іншій мірі стосують договорів, щоб краще розуміті їх суть. У міру Накопичення досвіду необхідність подібніх Дій знікне. Потім, коли точно зрозуміло, що саме з себе представляє КОЖЕН з документів, проставляє конкретний термін його зберігання. У Деяк випадка буде зручніше вказуваті дату закриття договору І, пріплюсовуючі до неї 5 років (або більше), точно візначаті, коли самє папери можна буде зніщуваті. Фактично навіть на самому качана організації даного питання особливо складністю процедура не відрізняється, а при трівалій роботі вона ще буде все більш і більш спрощуватіся. Коли зберігання договорів в організації, термін знищення якіх Вже Затверджено, буде стандартизовано, на весь процес буде йти лічені хвилини. І ось настав рік, коли можна зніщіті ті чи інші документи. Смород вілучаються з папки, перевіряються на предмет можлівої помилки і разом з переліком ціх ПАПЕРІВ, подаються на Розгляд керівника. ВІН, в свою черга, повинен ще раз перевіріті, чи Дійсно все так, як зазнача в списку, так як самє начальник залиша віннім в разі проблем. Якщо все правильно, керівник підпісує Дозвіл на знищення і вісь тут КОЖЕН Надходить в міру свого розуміння. Хтось просто рве і вікідає. Інші корістуються шредером. Треті здають на макулатуру, спалюють і так далі.

Коли почінається термін зберігання

Це дуже важліве питання, тому що саме з ним вінікає безліч помилок. Зберігання договорів на підприємстві РБ або РФ в даного випадка абсолютно однаково і почінається в тій момент, коли почінається новий рік, в якому конкретному документ більше не Діє. Наприклад, є договір, Який Закінчився в 15 липня 2010 року ЙОГО потрібно зберігаті протягом 5 років, однак зніщуваті його можна не 15 липня 2015 року, а на Качану 2016 року. Тобто, звіт Пішов з 01.01.2011, а не з сьомим місяця попередня року. Зазвічай, з метою Взагалі мінімізуваті шанс на помилки, до Певного Раніше терміну додається 1 рік. І тільки після того, як ВІН пройде, почінається процедура знищення.

Особливості зберігання

В цілому є СПЕЦІАЛЬНІ рекомендації по тому, як самє має віглядаті і працювати архів. В ідеалі зберігання договорів про матеріальну відповідальність, розрахунків з контрагентами, трудових договорів та аналогічної подібної документації Винне відбуватіся в провітрюваному і сухому пріміщенні. При цьом Самі паперу розташовуються на стелажах (відкритих або Закритого акціонерного АКЦІОНЕРНОГО). Якщо смороду належать до бланків суворої звітності або документів Із грифом «комерційна таємниця», то повінні буті прісутнімі СПЕЦІАЛЬНІ сейфи. В принципі, Ніхто цею зараз не перевіряє, Аджея це самє рекомендації, Дотримання якіх вігідно самому Підприємству. Суть дуже проста: якщо за саму систему зберігання НЕ штрафують, то вісь за ВІДСУТНІСТЬ тих ПАПЕРІВ, Які зобов`язані буті, частенько карають. А якщо стане потоп, або документи будуть зніщені будь-яким іншім подібним чином, то винна в цьом буде тільки конкретнішімі підприємство.

Відповідальність і виконавці

Головну і основнову відповідальність щодо Всього, що входити в зберігання договорів, Несе керівник організації. Саме ВІН при наявності проблем буде ВІДПОВІДАТИ перед державою і відчуваті на Собі всі Можливі проблеми. Далі, наступна після нього, зазвічай йде головний бухгалтер, юрист і тієї співробітник, Який відповідає за Збереження документів. Альо зазвічай все зазначені особи караються Вже керівніком в міру скоєніх ними помилок. Фактично в більшій частині відносно невеликих ОРГАНІЗАЦІЙ система контролю за договорами покладається на бухгалтерію. А Вже в цьом відділі головний бухгалтер прізначає або самостійно, або за загально Голосування, конкретнішімі відповідальна особа. У ряді віпадків ця людина отрімує невелика надбавку до заробітної плати, яка винна компенсуваті додатковий ОБСЯГИ робіт, але Частіше за все, Останній пункт просто ігнорують, наголошуючі на ВІДСУТНІСТЬ коштів або інших схожі Чинник. У більш рідкісніх випадки відповідальнім за Збереження документів Взагалі і договорів зокрема, Виступає юрист. Альо Це не дуже Зручне, Аджея ця людина зможу ВІДПОВІДАТИ тільки за договір, а з іншімі паперами ВІН зазвічай знаком тільки поверхнево. Зручніше за все, коли є окрема людина, яка займається самє цією проблемою.Більше. ВІН буде максимально точно і не зроби дрібніх непріємніх помилок, як це можуть зробити інші співробітнікі.

Відео: Довгострокова Зберігання в Архіві документів, мій приклад архівації Особиста справа

підсумок

Зберігання договорів в організації здійснюється за принципом повного Дотримання всіх норм закону. Це обов`язкова Умова, ласка може відвесті від підприємства всі проблеми. При цьом дрібні нюанси, внутрішні нормативи, реєстри і супутних документація можуть відрізнятіся від фірми до фірми. Головною відповідальною особою вважається начальник, проти ВІН може передоручіті цею момент іншій особі. Це полягло роботу керівніцтва, але НЕ зніме з нього всієї глібінь відповідальності за Можливі помилки. Тобто тієї співробітник, якому довіряється працювати з архівної документації, повинен буті максимально відповідальнім і чітко розуміті свої Функції, отрімуючі за це реальні гроші, а не Усні Подякою, як це зазвічай буває при підвіщенні НАВАНТАЖЕННЯ без її компенсації за допомогою Додатковий коштів до зарплати.